7 Tips para un evento empresarial exitoso

Son importantes los detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento empresarial exitoso y que este sea una experiencia positiva para los asistentes.

Es fundamental ser creativos, ya que las personas que esperamos que participen habrán asistido a muchos eventos similares, por ello, el nuestro debe ser memorable. Antes de empezar es importante tener el objetivo claro.

¡Te contamos 7 tips!

1. Es importante e indispensable hacer un check list con todo el cronograma para que no falte un solo detalle. Después de tener el objetivo del evento claro, se debe además tener en cuenta la cantidad de personas que queremos que asistan y el perfil de éstos, además el lugar en el que se va a realizar el evento (debe ser un lugar central y con buenas vías de acceso). Se debe definir el estilo de éste, si será un desayuno, almuerzo, cena, o coffee (siempre tener en cuenta un menú para las personas vegetarianas), la opción que se elija dependerá del perfil del invitado, por ejemplo, si son gerentes lo más probable es que les acomode asistir en la primera hora del día. Otro punto muy importante es la organización del salón, todos deben tener visibilidad al conferencista y/o pantalla. Se debe coordinar los detalles del equipo audiovisual y la conexión a Internet.

2. ¡Muy importante! el perfil de los asistentes. Después de tener definido el perfil y la cantidad de posibles asistentes, se debe crear una completa base de datos que esté compuesta por: empresa, nombre, cargo, correo, dirección y teléfono (datos correctos y reales para mayor efectividad), esta base debe ser amplia. El porcentaje de confirmados o registrados final de la base de datos es de aproximadamente el 35% y el porcentaje de asistencia de los confirmados es del 30%.

3. Teniendo ya listo el perfil de los asistentes se debe contactar a un conferencista (no necesariamente tiene que ser un personaje reconocido, pero sí que tenga una vasta experiencia en el tema a tratar y obviamente sea atractivo para los asistentes). El título de la conferencia debe ser atractivo y claro.

4. La comunicación es fundamental para divulgación del evento y atraer a los asistentes, los colores e imágenes juegan un punto importante en la recepción positiva y apertura de la invitación. Una de las maneras de tener registros es crear una landing page de aterrizaje donde las personas interesadas tengan toda la información del evento. Para este paso se debe enviar un mail masivo con la invitación, cabe mencionar que para asegurar la apertura del mail, el asunto debe ser interesante, corto y llamativo. El envío se puede hacer por medio de plataformas de Email Marketing con el objetivo de realizar un seguimiento de apertura. Cuando las personas abran el mail, el cuerpo del mensaje debe tener la mayoría de información del evento y un llamado a la acción para que puedan ingresar al landing de registro. Para la parte de registro se deben pedir los datos que más necesitemos, como por ejemplo: el nombre, cargo, mail y teléfono para poder realizar posteriormente las confirmaciones. En caso que en el primer envío no logremos el número de registros deseados, es indispensable realizar otro envío.

Después de tener los registros deseados se deben llamar a las personas inscritas, repetirles la información y confirmarles la asistencia, lo ideal es uno o dos días antes del evento para que tengan fresca la información. Un punto importante que hay que tener en cuenta es que muchas veces la invitación es reenviada a personas que no son de nuestro interés, por ello se debe tener tacto a la hora de contactarlos y explicar que son invitaciones exclusivas.

5. Antes del día del evento se deben realizar pruebas de audio, video y conectividad, tener la presentación del conferencista y configurar apoyos visuales del mismo. El salón debe quedar ajustado como se pensó en un principio, se debe acordar la hora en que se servirá el alimento a ofrecer (es recomendable que el alimento sea servido en la mesa para tener mayor atención). Importante organizar los elementos físicos visuales de la empresa que van dentro y fuera del salón principal como pendones, backing, etc.

Fuera del salón se debe arreglar un espacio de recepción de los asistentes, la persona que les dé la bienvenida debe ser muy cordial y estar dispuesta ayudar a los invitados, allí tendrá un listado para tener un registro de asistencia. Se puede distribuir en las mesas elementos de merchandising con información de la empresa (folletos) o entregarlos en el momento del registro.

6. Se debe tener un cronograma del evento, el cual debe ser comunicado a los asistentes. Se deben tener claros los espacios que vamos a utilizar: bienvenida, introducción breve de la empresa, alimentos, conferencia, preguntas, dinámica de integración y lo más importante espacio para Networking. Además se deben establecer métodos para medir el éxito del evento y el retorno sobre la inversión.

Como anfitriones debemos reconocer quien es cada persona asistente para poder tener un acercamiento y llegar a concluir reuniones posteriores. Generalmente en estos eventos se les ofrecen obsequios a los asistentes para que lleguen al final del evento (esto lo aprovechamos para hacer preguntas a favor de nuestras investigaciones), otras de las interacciones que debemos aprovechar son las menciones en las redes sociales, para esto se debe crear un hashtag, el cual los asistentes puedan utilizar en sus publicaciones. El programa completo del evento no debería pasar las 3 horas desde la recepción de las personas.

7. Se debe hacer una grabación, a modo de registro y así poder enviar a las personas que asistieron y a las que no pudieron asistir, junto con un mail de agradecimiento por su interés, realizar un seguimiento, tratar de concretar reuniones o ventas con los interesados y de esta manera medir la eficacia del evento.

A modo de conclusión, cada detalle es importante para lograr el éxito esperado, todos los pasos son esenciales. Vale además aclarar que estos eventos no son para realizar ventas directas (como puede que se dé la oportunidad) si no para abrir una puerta y espacios de negociación más adelante.

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